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Cas client · Événementiel

Génération automatique de contrats pour agence événementielle

15 minutes perdues par contrat : saisie manuelle des données client, création du PDF, personnalisation, envoi par email…

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4xplus de demandes traitées par jour
Génération automatique de contrats pour une agence événementielle
La bascule

Ce qui a changé, concrètement.

Avant

  • 15 minutes perdues par contrat
  • Saisie manuelle des données client
  • Création et personnalisation du PDF à la main
  • Envoi par email, un par un

Après

  • 15 minutes gagnées par contrat
  • Des contrats générés et rangés automatiquement
  • Une livraison instantanée au client
  • 4 fois plus de demandes traitées par jour
Situation initiale

Création manuelle et envoi de contrats chronophages.

Secteur et activité
Location de photobooth, vidéobooth et événementiel
Problématique
Création manuelle et envoi de contrats chronophages.
La réponse de Trankilia
Le contrat se génère, se range et part chez le client sans aucune saisie manuelle.
Ce qu'on a construit

5 étapes, de bout en bout.

  1. Formulaire intelligent

    Un formulaire Airtable collecte et stocke les données clients et contrats.

  2. Automatisation avec Make

    Make connecte facilement Airtable, Google Slides et Gmail.

  3. Génération du contrat

    Le contrat est généré via Google Slides, au format PDF.

  4. Stockage

    Chaque contrat est rangé dans Airtable.

  5. Envoi automatique

    L'email part avec le contrat PDF en pièce jointe.

Les outils

Les outils utilisés par Trankilia.

MakeLe scénario qui relie tous les outils.
AirtableLe formulaire et la base clients et contrats.
Google SlidesLe modèle de contrat, exporté en PDF.
GmailL'envoi du contrat au client.
Google DriveLe stockage des contrats.
Temps gagné et bénéfices

Le résultat, en clair.

  • 15 minutes gagnées par contrat
  • Traitement de 4 fois plus de demandes par jour

Zéro papier

Plus de papier, de scan ni d'envoi manuel.

Livraison instantanée

Le client reçoit son contrat automatiquement.

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